Privacy en de Gmail-koppeling

Twee afzonderlijke functies en toestemmingen

Voor installatieverzending kan een bevoegde beheerder via Google toestemming geven om installatievoorstellen en tijdvakberichten vanuit de AlphaESS-mailbox te versturen. Ook geplande verzendmomenten horen hierbij. Het portaal accepteert uitsluitend het door Google geverifieerde account support@alphaesslife.nl. De toestemming voor accountidentificatie (openid en e-mailadres) voorkomt dat een verkeerde mailbox wordt gekoppeld.

Deze bestaande installatiekoppeling vraagt gmail.send: alleen toestemming om e-mails te versturen. Zij leest geen inboxberichten en importeert geen klantantwoorden. Deze koppeling wordt niet automatisch uitgebreid wanneer de gedeelde inbox beschikbaar komt.

De gedeelde inbox vereist een afzonderlijke, expliciete Google-toestemming voor gmail.readonly en gmail.send, naast accountidentificatie. Na activering kunnen bevoegde medewerkers ontvangen en verzonden e-mails bekijken, doorzoeken, toewijzen en beantwoorden vanuit support@alphaesslife.nl. De leesmachtiging geeft technisch toegang tot de mailbox; de eerste inlezing van het portaal is beperkt tot de laatste 90 dagen. Daarna worden wijzigingen gesynchroniseerd. Dit is een importgrens, geen automatische bewaartermijn.

Ook de inboxkoppeling wijzigt of verwijdert geen bestaande Gmail-berichten, labels of contacten. Zij beheert geen Gmail-concepten. Toewijzingen, interne notities, conceptantwoorden en statussen worden in het portaal bijgehouden, niet in Gmail.

Welke gegevens worden verwerkt?

• Bij koppelen: het geverifieerde e-mailadres, Google-account-ID, een versleuteld refresh token voor de afzonderlijk toegestane functie, de verleende rechten, en wie de koppeling maakte en wanneer. Het portaal vraagt of bewaart geen Google-wachtwoord.
• Voor de gedeelde inbox: bericht- en gesprekskenmerken, afzender, ontvangers en cc, onderwerp, berichttekst, tijdstippen en bijlagemetadata zoals bestandsnaam, type en grootte. Deze gegevens worden server-side in de portaaldatabase opgeslagen. Berichtinhoud wordt als tekst getoond; externe afbeeldingen worden niet automatisch geladen.
• De inhoud van ontvangen bijlagen wordt pas op aanvraag door een bevoegde medewerker bij Gmail opgehaald en via de server gedownload. Bestanden die medewerkers voor een antwoord uploaden worden in afgeschermde portaalopslag bewaard en bij het verzenden aan Gmail doorgegeven.
• Voor samenwerking: toegewezen medewerker, interne notities, concepten, opvolgmomenten en wijzigingshistorie. Bij een antwoord vanuit het portaal leggen we vast welke medewerker verzond en welke handtekening is gebruikt. Berichten die buiten het portaal zijn verzonden worden niet zonder bewijs aan een medewerker toegeschreven.
• Bij verzenden: afzender, ontvanger, onderwerp en berichtinhoud uit het installatie- of servicedossier worden aan Google/Gmail doorgegeven. Het portaal bewaart de communicatie met verzendstatus, tijdstippen, pogingen, eventuele foutmelding en het door Gmail teruggegeven bericht-ID.
• Tijdens de aanmelding: tijdelijke, aan de beheerder en browser gebonden OAuth-gegevens beschermen de koppelpoging. Een tijdelijk access token wordt alleen server-side gebruikt en niet in de koppelingsdatabase opgeslagen.

Beperkt gebruik van Google-gegevens

Gegevens die we via Google ontvangen gebruiken we alleen voor de beschreven accountkoppeling en verzend- en samenwerkingsfuncties. Niet voor reclame, verkoop van gegevens of het trainen van algemene AI-modellen. Deze beperktere regels gelden voor Google-gegevens ook waar het algemene privacybeleid andere doeleinden beschrijft.

Op het gebruik en de overdracht van informatie uit Google-API's zijn de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-eisen. Voor Gmail gelden daarnaast de Google Workspace API User Data and Developer Policy en de daarin beschreven gebruiksbeperkingen van toepassing. Deze pagina is geen verklaring dat Google de toepassing heeft geverifieerd of dat een onafhankelijke beveiligingsbeoordeling is afgerond.

Dienstverleners en beveiliging

Google verzorgt de accounttoestemming, mailboxtoegang en e-mailverzending. Het portaal gebruikt Vercel voor hosting en Supabase voor de database, afgeschermde bestanden en medewerkerstoegang. Gegevens worden daarbij verwerkt voor de beschreven functies. Toegang tot de opgeslagen koppeling is beperkt tot de server; refresh tokens worden versleuteld opgeslagen, met afzonderlijke opslag voor de twee koppelingen. Alleen bevoegde beheerders kunnen koppelingen beheren. Actieve medewerkers hebben alleen toegang tot de mailboxen waarvoor zij rechten hebben; leesrechten en antwoordrechten kunnen verschillen.

De AlphaESS-koppeling valt niet terug op de afzonderlijke ZinVolt-maildienst. Voor de algemene informatie over dienstverleners, internationale doorgifte en beveiliging verwijzen we naar het algemene privacybeleid.

AI-concepten staan voorlopig uit

De optionele AI-conceptfunctie wordt in deze versie uitgeschakeld opgeleverd. Er worden daardoor geen mailboxberichten naar een AI-provider gestuurd. Vóór inschakeling moeten onder meer de provider, gegevensverwerking, bewaartermijnen, Google-gebruiksvoorwaarden en de benodigde toestemmingen worden beoordeeld, en moet deze informatie waar nodig worden bijgewerkt.

De voorbereide functie is uitsluitend bedoeld voor concepten op verzoek van een medewerker, met beoordeelde, merkgebonden kennis. Herkenbare klantgegevens en klantlinks worden zoveel mogelijk verwijderd vóór verwerking; dit is geen garantie op volledige anonimisering. Een medewerker moet elk antwoord controleren en zelf verzenden. AI kan niet zelfstandig mail versturen.

Bewaren en ontkoppelen

De koppelingsgegevens blijven bewaard zolang de mailbox gekoppeld is. Een beheerder kan in de instellingen van de installatieverzending kiezen voor ‘Gmail ontkoppelen’. Daarmee worden die verbinding, het bijbehorende opgeslagen refresh token en de bijbehorende OAuth-pogingen uit de actieve database verwijderd. Dit verwijdert niet de afzonderlijke inboxkoppeling. Een al lopende verzending kan nog afronden.

Voor het stopzetten van de gedeelde inbox kan een beheerder in Inboxbeheer kiezen voor ‘Inbox ontkoppelen’. Dit verwijdert alleen de afzonderlijke inboxverbinding, haar opgeslagen refresh token en openstaande inbox-koppelpogingen. Nieuwe synchronisatie en antwoorden vanuit de inbox stoppen; al lopende werkzaamheden kunnen nog afronden. De bestaande installatieverzending blijft ongewijzigd. Een ontkoppeling is geen opdracht om berichten in Gmail te verwijderen.

Ontkoppelen trekt de toestemming bij Google niet automatisch in. Dat kun je daarnaast zelf doen via de verbindingen in je Google-account. Het intrekken bij Google kan meerdere koppelingen van dezelfde toepassing raken. Bestaande tickets, geïmporteerde berichten, interne notities, communicatiehistorie en berichten in Gmail worden niet door ontkoppelen verwijderd.

Voor de communicatiehistorie gelden de doelgebonden bewaartermijnen uit het algemene privacybeleid: zolang nodig voor afhandeling, service, garantie of een onderbouwde wettelijke of juridische noodzaak. Gegevens in back-ups kunnen nog aanwezig zijn totdat de back-upcyclus is verlopen. Ontkoppelen is dus geen verzoek om alle dossiergegevens te verwijderen.

Vragen of gegevens laten verwijderen?

Mail naar info@zinvolt.com voor inzage, correctie, verwijdering of andere privacyvragen. Vermeld dat het om het Serviceportaal of de Gmail-koppeling gaat. Deel geen wachtwoord of toegangstoken. Meer informatie over je rechten en de behandeling van verzoeken staat in het algemene privacybeleid.